書類を探す時間、毎日発生していませんか？
・担当者しか場所が分からない
・机に積み上がる書類
・同じ書類が複数の場所にある
・忙しくて整理まで手が回らない
多くの会社で起きていることです。
そしてこれは「片付けの問題」ではなく、
業務効率の問題です。
近年、急速にデジタル化が進んでいますが、
業種や業務内容によっては
紙がゼロになったわけではありません。
だからこそ、紙の扱い方が業務効率を左右します。
今回は法人様からご依頼いただいた
書類整理の事例をご紹介します。
ご依頼内容
日々の業務に追われ、書類整理まで手が回らない状態。
必要な書類を探す時間が積み重なり、業務の流れが止まりがちになっていました。
作業前の状況
・ 分類ルールが人によって違う
・ 保管場所が決まっていない
・ 探す時間が日常的に発生
・ スペースが活かせていない
作業内容
書類整理の専門スタッフと対応しました。
1. 使用頻度の確認
2. 必要・不要・保管年数の仕分け
3. 誰でも分かる分類ルール作成
4. 定位置の設定
5. ラベリング
業務を止めないよう配慮しながら進めます。
作業時間
予定通り、1日で完了！
作業後の変化
・ 書類を探す時間が大幅に減少
・ 担当者以外でも対応可能に
・ 保管スペースに余裕
・ 業務の流れがスムーズに
つまり
「片付いた」ではなく
「仕事が回る状態になった」という変化です。
経営者の方へ
整理整頓は美観のためではなく、
人手不足を補う仕組み作りです。
忙しい会社ほど後回しになりますが、
後回しにするほど「探す時間」というコストが増え続けます。
外注することで
社員の時間を本来の業務へ戻すことができます。
Needs Tokyoについて
Needs Tokyoでは個人のお客様だけでなく、
法人様からのご依頼も多数いただいています。
書類整理やオフィス環境のプロが在籍し、
業務を止めない進め方で対応します。
土日の作業も可能です。
まずは現状の確認からでも大丈夫です。
お気軽にご相談ください。
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